Información laboral al trabajador (RD 723/2026): ya puedes entregarla y acreditarla con Hourstat

Desde el 5 de octubre de 2026, todas las empresas tienen que informar por escrito a cada persona de los elementos esenciales de su relación laboral: su jornada y cómo se distribuye, las horas extra, las vacaciones, el convenio aplicable… Y no basta con hacerlo: conviene poder demostrar qué se entregó, cuándo y cómo. Por eso hemos incorporado a Hourstat la información laboral: los documentos sobre las condiciones de trabajo de cada persona, su entrega y sus evidencias, en el mismo sitio donde ya gestionas fichajes, horarios y vacaciones.

En este artículo te contamos qué exige la norma, qué implica en el día a día de una empresa y cómo lo resolvemos en Hourstat de forma sencilla. Si ya eres cliente, lo tienes disponible desde hoy en tu panel.

Qué ha cambiado con el Real Decreto 723/2026

El Real Decreto 723/2026, publicado en el BOE el 15 de septiembre y en vigor desde el 5 de octubre de 2026, refuerza el derecho de cada trabajador a conocer por escrito sus condiciones de trabajo. Afecta a todas las empresas, sin importar su tamaño. En resumen:

• Antes de empezar a trabajar. En relaciones de más de cuatro semanas, la persona debe recibir la información antes de su incorporación. Si el contrato escrito ya la recoge, cuenta como información.
• Cuando algo cambia. Las modificaciones se comunican por escrito y, como muy tarde, el día en que surten efecto.
• Plantilla que ya trabajaba antes. Si una persona lo pide, la empresa tiene treinta días hábiles para entregarle su información.
• Entrega electrónica válida. Puede hacerse en formato electrónico siempre que la persona pueda acceder a ella, guardarla e imprimirla, y conviene poder acreditar que se transmitió o se recibió.

Entre los elementos que hay que comunicar están la jornada y su distribución, el régimen de turnos, las horas extraordinarias y su compensación, la duración de las vacaciones y cómo se fijan sus fechas, el salario o el convenio colectivo aplicable.

Qué implica en el día a día

Muchas empresas ya entregaban un contrato y un horario. Lo que cambia es el nivel de orden y de prueba que hace falta para estar tranquilos:

• Lo comunicado no puede perderse. Si cambias un horario en tu sistema, lo que se comunicó antes tiene que seguir existiendo tal cual, con su fecha.
• Hay plazos. Antes del alta, en la fecha de efecto de un cambio o a los treinta días hábiles de una solicitud.
• Hace falta evidencia. Un correo enviado no demuestra que alguien haya recibido o leído un documento. Hay que saber qué archivo exacto se entregó y qué pasó después.
• Afecta a toda la plantilla. También a quienes ya trabajaban antes y a quienes aún no se han incorporado.

Hacerlo con carpetas compartidas, correos sueltos y hojas de cálculo es posible, pero es fácil que algo se quede sin fecha, sin versión o sin prueba justo cuando lo necesitas.

Cómo lo resolvemos en Hourstat, en cuatro pasos

1. Prepara la información

Para cada persona tienes un expediente. Puedes subir tus propios PDF (por ejemplo, un anexo al contrato) o dejar que Hourstat genere dos documentos por ti:

• Ficha de condiciones: jornada diaria, semanal y anual, turnos, pausas, horas extra, vacaciones, convenio y cómo se comunican los cambios. Se precarga con lo que Hourstat ya sabe (alta, proyecto, horario, política de vacaciones) y tú revisas y completas cada apartado indicando de dónde sale el dato.
• Calendario previsto: qué días trabaja cada persona, con qué horario y pausas, y en qué zona horaria, durante el periodo que elijas.

También puedes subir los documentos de empresa que apliquen (plan de igualdad, protocolo frente al acoso, medidas de conciliación…) y entregarlos a toda la plantilla de una vez.

2. Revisa y publica

Marcas el expediente como revisado y lo publicas. A partir de ese momento queda fijado: los archivos exactos, su huella digital (SHA-256), la persona y la fecha de efecto. Si algo cambia, se prepara una versión nueva y la anterior se conserva. Publicar no toca horarios, nóminas ni fichajes.

3. Entrégalo

Eliges cómo llega a la persona:

• En Mis documentos, dentro de su portal de fichaje, con o sin aviso por correo.
• En papel, registrando la fecha de entrega y adjuntando el recibí escaneado.
• Con un acceso previo al alta para quien todavía no ha empezado: un enlace personal más un código que le das por otra vía, sin permiso para fichar.

4. Guarda la evidencia

Cada paso queda registrado por separado y con su fecha y hora: disponible, aviso enviado, primera consulta, descarga y acuse de recibo. Los hechos se encadenan y no se modifican; si algo se registró mal, se añade una corrección. Cuando lo necesites, exportas el expediente en un ZIP con los documentos exactos entregados y un manifiesto con versiones, huellas y todo el historial de la entrega.

Lo que Hourstat vigila por ti

Situación	Qué hace Hourstat
Se acerca un vencimiento	La Bandeja reúne lo que vence, lo vencido sin entrega documentada y los avisos que no se pudieron enviar.
Cambias un horario, un proyecto o la política de vacaciones	Detecta la diferencia con lo ya comunicado, abre una incidencia y deja preparado un borrador nuevo. Nada se envía solo: decides tú.
Publicas un cambio de calendario	Muestra día a día qué cambia y desde cuándo, y comprueba el preaviso que hayas configurado (por convenio o acuerdo).
Alguien de la plantilla pide su información	Registras la solicitud y calcula el vencimiento en treinta días hábiles con los festivos de tu empresa.
Tu suscripción queda suspendida	Puedes seguir consultando y exportando lo ya publicado.

Además, las vacaciones se calculan ahora según la política que configures (conforme al Estatuto de los Trabajadores y a tu convenio o contrato), con la misma regla en el panel y en el portal del trabajador y con la unidad visible: días naturales o laborables.

Lo que conviene tener claro

Queremos ser transparentes: Hourstat te ayuda a organizar, entregar y demostrar la información laboral, pero no sustituye a tu asesoría.

• No redacta contratos ni interpreta tu convenio: tú decides el contenido y su fuente.
• No lee ni valida el contenido de los PDF que subes; la ficha generada solo se compara con la configuración de Hourstat.
• Un acuse de recibo confirma que la persona recibió el documento, no que acepte ninguna condición.
• Ningún expediente acredita por sí solo el cumplimiento completo de la normativa. Ante dudas sobre qué debes comunicar o en qué plazo, consulta con tu asesor laboral.

Cómo empezar si ya eres cliente

1. Entra en tu panel y abre Información laboral en el menú (o el icono de información laboral de cada persona en Personas).
2. Sube tus documentos de empresa y, para cada persona, su anexo o su ficha de condiciones.
3. Revisa, publica y elige cómo entregarlo. Desde ese momento, Hourstat guarda la evidencia.

Si tienes gestores, concédeles acceso a Información laboral desde sus roles y permisos. La ayuda del panel incluye una guía completa con un ejemplo práctico paso a paso.

¿Aún no usas Hourstat? Puedes probar la demo con datos ficticios o contratar online: el control horario, las vacaciones, los documentos y ahora la información laboral de tu plantilla, en un único lugar.